Dokumenten-Cloud mit optionalem Post-Scanservice

REISSWOLF dok. suite. ist eine Cloud-Plattform für digitales Dokumentenmanagement und zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten. Neben dem Hochladen, Speichern, Verwalten und Austauschen von Daten und Dokumenten lassen sich auch komplette Unternehmensprozesse (z. B. Rechnungsfreigaben) abbilden. Die Software ist webbasiert und dementsprechend mit Internetzugang ohne zusätzliche Installationen sofort einsetzbar und überall verwendbar.

Durch die Option Ordner und Berechtigungen individuell einzurichten und anzupassen, eignet sich die REISSWOLF dok. suite. hervorragend für den Austausch und die gemeinsame Bearbeitung von Dateien mit externen Partnern, Kunden, Mandanten, Klienten oder Patienten.

Außerdem bietet die REISSWOLF dok. suite. die Möglichkeit Freigaben für Dokumente zu erstellen. Dadurch können Dokumente für jeden zugänglich gemacht werden, ohne diesen als Benutzer im System anlegen zu müssen. Selbstverständlich können die Freigaben mit Passwörtern, Ablaufdaten und Zugriffsbeschränkungen versehen werden, um die Sicherheit Ihres Dokumentenaustausches zu erhöhen.

Die REISSWOLF dok. suite. ist eine Web-Anwendung. Sie können alle Funktionen bequem über einen Webbrowser nutzen. Zusätzlich gibt es mobile Apps für iOS und Android.

Die Anzahl der Benutzer ist abhängig von Ihrem gewählten Tarif. Im Tarif Professional sind bereits 10 User inklusive und Sie können die Anzahl der Nutzer flexibel erweitern. Hier gibt es keine Limitierung.

Ja, im Tarif Professional können Sie den Speicher flexibel aufstocken.

Die REISSWOLF dok. suite. ist eine Web-Anwendung und läuft deshalb unabhängig vom Betriebssystem. Sie können mit jedem Betriebssystem (Windows, MacOS, Linux, ChromeOS u.v.a.) für das es einen Web-Browser gibt, alle Funktionen nutzen. Zusätzlich gibt es mobile Apps für iOS & iPadOS von Apple und Android von Google.

Die REISSWOLF dok. suite. bietet verschiedene Möglichkeiten für den Dokumenten-Import.

Digital vorhandene Dokumente können direkt im Webbrowser unkompliziert per Drag-and-Drop in das System transferiert werden. Größere Datenmengen und ganze Ordnerstrukturen können mit einem Dateimanager per WebDAV-Standard bequem hoch- und heruntergeladen werden. Zusätzlich können Dateien auch als Dateianhang per E-Mail an REISSWOLF dok. suite. übermittelt werden, z. B. von Multifunktionsgeräten aus oder im Rahmen von E-Mail-gestützten Workflows.

Analoge Dokumente können per Web-Scan digitalisiert und direkt in das System archiviert werden.

Für einen technischen Dateiaustausch bieten wir auch eine REST-API Schnittstelle über die Dokumente importiert oder exportiert werden. So können Sie bei Bedarf auch Ihr ERP oder CRM-System mit den Daten aus der REISSWOLF dok. suite. verbinden. Genauere Informationen dazu stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung.

Die REISSWOLF dok. suite. verfügt über ein übersichtliches und smartes Automatisierungs- und Workflow-System. Von der einfachen Aufgaben-Delegierung mit Fälligkeiten- und Erinnerungsfunktion bis zum vollständigen Rechnungsprüfungsworkflow bei Dateieingang, sind vielfältige Szenarien realisierbar.

Die Erstellung von Workflows und Kategorien an Dokumenten erfordert keinerlei Programmierkenntnisse (No-Code-Plattform) und erfolgt ganz einfach direkt über den integrierten Workflow-Editor. Automatisierungsregeln können einfach und schnell pro Ordner erstellt werden, z. B. um Workflows anzustoßen oder Mitarbeitende zu benachrichtigen.

Die Regeln und Workflows gelten für alle Kanäle, egal ob eine Datei gescannt, im Browser oder per App hochgeladen, per WebDAV kopiert oder per E-Mail importiert wird.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten Ihre Dokumente in der REISSWOLF dok. suite. zu organisieren und zu suchen. Am einfachsten geht das mit der integrierten Volltextsuche. Diese erlaubt – automatisch und ohne Einrichtungsaufwand für viele Dateitypen – eine direkte Suche im Inhalt der Dokumente, egal an welcher Stelle oder unter welchem Namen die Datei abgelegt wurde. Auch andere Suchfilter sowie eine Kombination verschiedener Suchfilter (z.B. Suche nach Bearbeiter, Datum oder Titel) vereinfachen das Finden.

Natürlich bietet REISSWOLF dok. suite. auch eine klassische Ordnerstruktur für eine strukturierte Dateiablage. Zusätzlich besteht die Möglichkeit zur gezielten Verschlagwortung auf Grundlage von frei definierbaren Eingabeformularen (Metadaten). Dokumente können dann gezielt nach Schlagworten gefiltert werden (z. B. Jahrgang, Kundennummer, Projektname, Ort).

Ja, als zusätzlichen Service bieten wir an Ihr Papier-Archiv zu scannen, also zu digitalisieren, und in Ihre REISSWOLF dok. suite. hochzuladen. Dabei wird durch eine automatische Text-Erkennung (OCR) jede Seite analysiert, so dass all Ihre Dokumente anschließend über die Volltextsuche gefunden werden. Stellen Sie gerne eine Anfrage und wir machen Ihnen ein individuelles Angebot.

Sie können jeden Scanner nutzen, um Dokumente einzuscannen. Die REISSWOLF dok. suite. kann alle Dateiformate speichern und viele verarbeiten. Wir empfehlen Ihnen, gescannte Dokumente als PDF-Datei zu speichern, weil diese automatisch durch unsere Texterkennung laufen und die Dokumente dann vollständig durchsucht werden können. Die REISSWOLF dok. suite. führt die Texterkennung (OCR) automatisch und selbstständig durch, Sie müssen sich um nichts kümmern. Wenn Sie nur wenige Dokumente selbst digitalisieren wollen, empfehlen wir Ihnen die Nutzung Ihres Smartphones zusammen mit unserer REISSWOLF dok. suite. App für Android sowie iOS.

Revisionssicher bedeutet, dass die REISSWOLF dok. suite. den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§ 239, § 257 HGB), der Abgabenordnung (§ 146, § 147 AO), der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und anderen rechtlichen Vorgaben entspricht.

Jedes Dokument ist jederzeit wiederauffindbar und jede Änderung wird separat gespeichert und protokolliert. Jede Version eines Dokuments bleibt dauerhaft verfügbar. Revisionssicherheit bedarf jedoch ergänzender organisatorischer Maßnahmen, die von Ihrer individuellen Datensituation abhängig gemacht werden sollten. Gerne stehen wir Ihnen zu diesem Thema beratend zur Seite.

In der REISSWOLF dok. suite. können alle Dateitypen und Datei-Formate gespeichert und archiviert werden.

Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit innerhalb Ihrer Organisation individuelle Berechtigungen für verschiedene Benutzer, Benutzergruppen und Verzeichnisse zu vergeben.

Die Daten werden von uns in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert. Ihre Daten gehören ausschließlich Ihnen und werden von uns immer nach den aktuellsten datenschutzrechtlichen Vorgaben geschützt. Weitere Details finden Sie in der Datenschutzerklärung.

Alle gängigen Sicherheitstechniken werden von uns eingesetzt. Für den Login empfehlen wir die Nutzung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung, die Entscheidung obliegt jedoch jedem Benutzer selbst.

Die Server stehen in zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren. Ein Zutritt ist nur wenigen ausgewählte Personen erlaubt. Jeder Zutritt wird protokolliert und ist jederzeit nachvollziehbar. Firewalls schützen die Infrastruktur vor Hacking und Missbrauch. Natürlich gibt es regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und -Updates.

Neben den vielen technischen Sicherheitsmaßnahmen sind wir als Hersteller der Software nach der ISO/IEC 27001:2017 Norm zertifiziert. Eine Dokumentation zu allen technischen Details von Verschlüsselungsprotokollen, Backup-Zyklen oder Redundanz der Server stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung.

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Antworten auf Ihre offene Fragen zu bekommen. Zum einen über den “Hilfe-Button” direkt in der REISSWOLF dok. suite. Oberfläche, zum anderen können Sie uns eine E-Mail mit Ihren Fragen schreiben oder in Onlineshop über “Kontakt” ein Kontaktformular ausfüllen.

Selbstverständlich bekommt jeder Kunde mit der Bestelllung im Onlineshop einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung nach Art. 28 der DSGVO.

Investitionen in lokale Hardware und Software entfallen bei einer REISSWOLF dok. suite. Nutzung. Falls Sie selbst Papierdokumente einscannen möchten, empfehlen wir einen Dokumentenscanner oder ein modernes Smartphone. Die Nutzungsgebühr für die REISSWOLF dok. suite. wird in Form einer monatlichen Gebühr fällig.

Unbedingt, Ja. Die REISSWOLF dok. suite. ist insbesondere für den KMU-Bereich entwickelt worden und kann für das elektronische Datenmanagement von jedem Unternehmen genutzt werden – vollkommen branchenunabhängig. Je nach Bedarf kann sie unternehmensweit oder auch nur innerhalb bestimmter Abteilungen eingesetzt werden.

Nichts! Sie benötigen lediglich einen Web-Browser und den Zugang zum Internet. Wenn Sie personenbezogene Daten in Ihren Dokumenten verarbeiten, vergessen Sie nicht Ihren Datenschutzbeauftragten zu kontaktieren. Unsere Datenschutzerklärung finden Sie hier. Ein Dokument mit allen technischen Details zur IT-Sicherheit lassen wir Ihnen gerne auf Anfrage zukommen.

Unsere REISSWOLF dok. suite. ist leicht und intuitiv bedienbar und für alle, die regelmäßig Webanwendungen wie E-Mail-Programme nutzen, selbsterklärend. Technische Details für Benutzer, Benutzergruppen, Berechtigungen und die Einrichtung von Workflows werden in einem Handbuch beschrieben. Wenn Sie aufwändige Anforderungen in der Benutzergruppenverwaltung und der Workflow-Administration haben, können Sie jederzeit bei uns einzelne Beratungsstunden oder -tage buchen.

Der Post-Scanservice von REISSWOLF ist eine sichere Lösung, um Ihre Briefpost digital an jedem Ort zu jedem Zeitpunkt einsehen zu können. Wir digitalisieren Ihre Tagespost und stellen diese über die sichere Cloud-Lösung REISSWOLF dok. suite. zur Verfügung. Sie haben Zugriff via Webbrowser und per mobilen App. Die Daten sind auf Datenbankservern in deutschen Rechenzentren gespeichert und geschützt. Darüber hinaus werden alle physischen Poststücke für 90 Tage sicher archiviert und danach datenschutzkonform vernichtet. Sollten Sie ein Original benötigen, haben Sie während der 90 Tage Zeit dieses anzufordern.

1. Einrichten der REISSWOLF dok. suite.

Nach Registrierung und Bestellabschluss richten wir Ihre REISSOWLF dok. suite. ein. Sie erhalten innerhalb von 48 Stunden Ihre persönlichen Zugangsdaten. Damit ist Ihre Anmeldung per App und Webbrowser möglich und Sie können ab sofort durchstarten.

2. Verifizieren

Parallel erhalten Sie nach der Bestellung per Post einen Brief, der Ihre Daten zur Online-Verifizierung enthält. Sobald Sie sich erfolgreich verifiziert haben, richten wir für Sie einen Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post ein. Nach Aktivierung seitens der Deutschen Post, wird Ihre Briefpost automatisch zu uns umgeleitet.

3. Anlegen eines digitalen Postfachs

Nach erfolgreicher Verifizierung wird innerhalb der REISSWOLF dok. suite. ein digitales Postfach für Sie angelegt. Hier gehen zukünftig Ihre Poststücke digital ein.

4. Post wird täglich gescannt

Ihre Post wird maschinell geöffnet und über High-End-Scanner in ein PDF-Dokument mit Volltextsuche umgewandelt. Ihre Post wird tagesaktuell verarbeitet. Alle Briefe, die vor 12 Uhr eingehen, sind noch am gleichen Tag für Sie abrufbar.

5. Post per App oder Webbrowser abrufen

Die digitalisierte Eingangspost wird gesichert in Ihre REISSWOLF dok. suite. übertragen. So haben Sie Ihre Briefpost tagesaktuell und bequem immer dabei.

Übersichtlich, sicher und jederzeit griffbereit. Mit der REISSWOLF dok. suite. App können Sie von unterwegs Ihre Tagespost einsehen und direkt bearbeiten. So behalten Sie immer den Überblick und haben Zugriff auf wichtige Korrespondenz. Ihnen steht das Webportal sowie die mobile App zur Verfügung. Die Anwendung ist als native mobile App für Android und iOS in den App Stores downloadbar.

Einige Vorteile und Funktionen der REISSWOLF dok. suite. App:

• Brief-Dokumente erscheinen tagesaktuell in Ihrer zentralen Postbox.
• Push-Nachrichten bei Eintreffen der Post.
• Flexible Suchmöglichkeiten, auch nach dem Volltext.
• Teilen, Weiterleiten, Exportieren und Löschen von Dokumenten.
• Dokumente als Favoriten anlegen.
• Dokumente als ungelesen markieren.
• Dokumente als Original bestellen.
• Automatische Texterkennung (OCR).
• Die Versandadresse für Sammel- Bestellungen bearbeiten.
• Die Anforderungen nach Ihrem Typ filtern.
• Die Lieferadresse für physische Poststücke vor der Bestellung ändern.
• Eigene Strukturen für die Postablage anlegen.

Die langjährige Datenschutzkompetenz von REISSWOLF bezieht sich auf alle unsere Leistungen von der Digitalisierung über die Archivierung bis hin zur Aktenvernichtung. Darüber hinaus besitzen wir alle relevanten Zertifizierungen, um die Einhaltung höchster Qualitätsmaßstäbe zu jedem Verarbeitungszeitpunkt Ihrer Post zu gewährleisten.

ISO 9001:2015 Qualitätsmanagement

ISO/IEC 27001:2017 Informationssicherheit

ISO 14001 Umweltmanagement

ISO/IEC 21964 (DIN 66399) Akten- und Datenträgervernichtung

Aktuell wird über unsere „Standard-Bestellstrecke“ im Online-Shop nur die Post der Deutschen Post zu uns umgeleitet. Sofern auch die Post anderer Kurierdienstleister zu uns umgeleitet werden soll, kontaktieren Sie uns gern und wir prüfen die Umsetzung. Zum Kontakt.

Absender und Empfänger werden über unseren Standard nicht ausgelesen. Sprechen Sie uns hierfür gern an und Sie erhalten ein individuelles Angebot. Zum Kontakt.

Standard-Post wird geöffnet und digitalisiert.

In diesem Kontext gilt REISSWOLF als empfangsberechtigte Person. Das Schreiben wird Empfänger, Bevollmächtigten oder Empfangsberechtigten persönlich gegeben. Diese müssen den Empfang mit einer Unterschrift bestätigen. Das Schreiben kann auch von einer „empfangsberechtigten“ Person entgegengenommen werden. Das könnte beispielsweise ein Ehepartner sein. Das Einschrieben kann an uns nachgesandt werden.

Einwurf-Post wird geöffnet und digitalisiert.

Bei der Zustellung wird nur dokumentiert, dass das Schreiben in den Briefkasten der Empfänger gelegt wurde. Das Einschrieben wird an uns nachgesandt.

Post mit dem Lable Eigenhändig wird nicht geöffnet und digitalisiert.

Das Schreiben wird nur den Empfänger:innen oder einer schriftlich bevollmächtigten Person übergeben. Diese muss den Empfang mit einer Unterschrift bestätigen. Das Einschrieben wird nicht nachgesandt. Es wird aber eine Benachrichtigung hinterlassen.

Rückschein - Post wird geöffnet und digitalisiert.

Das Schreiben wird nur den Empfänger:innen oder einer schriftlich bevollmächtigten Person übergeben. Diese muss den Empfang mit einer Unterschrift bestätigen. Das Einschrieben wird nicht nachgesandt. Es wird aber eine Benachrichtigung hinterlassen.

Unsere Bestellstrecke richtet sich an gewerbliche Kunden. Als vertraulich oder persönlich gekennzeichnete Post wird vor dem Öffnen im Standard nicht aussortiert. Sofern diese Poststücke vor dem Öffnen aussortiert werden sollen, sprechen Sie uns gern an. Hierfür erstellen wir gern ein separates Angebot. Zum Kontakt.